Als vertrouwenspersonen horen we regelmatig verhalen die ons aan het denken zetten over integriteit op de werkvloer. Integriteit lijkt een vanzelfsprekend begrip: eerlijkheid, oprechtheid en handelen volgens de regels. Als je dat niet doet, dan zit je fout. Maar in de praktijk blijkt dat situaties waarin integriteit wordt geschonden vaak veel complexer zijn. Een voorbeeld daarvan is een recente melding van een medewerker.
Wat gebeurde er?
De melder, een betrokken werknemer, kwam naar mij toe met een situatie die hem dwarszat. Het was vlak voor de kerstvakantiesluiting van het bedrijf. Terwijl hij op een avond wat overuren maakte, zag hij hoe een collega een boodschappentas vulde met pakken koffie uit de bedrijfskeuken. Het ging niet om een enkel pak voor eigen gebruik, maar om een volle tas. De melder voelde zich ongemakkelijk en twijfelde of hij dit moest melden, maar besloot uiteindelijk toch contact met mij, als vertrouwenspersoon, op te nemen.
Waarom melden vaak moeilijk is
Voor de melder was het geen gemakkelijke beslissing om naar mij toe te komen. Hij was bang voor de mogelijke gevolgen: “Wat als mijn collega hierachter komt? Zal dit invloed hebben op onze werkrelatie?” Ook twijfelde hij of de situatie ernstig genoeg was om te melden. “Ik weet dat mijn collega het financieel zwaar heeft.” Dit zijn veelvoorkomende vragen die medewerkers bezighouden wanneer zij getuige zijn van gedrag dat niet in lijn is met de normen van integriteit.
De rol van de vertrouwenspersoon: luisteren
Als vertrouwenspersoon sta ik klaar om melders te ondersteunen, zonder oordeel. In dit geval begon mijn rol met luisteren. De melder kreeg de ruimte om zijn verhaal te doen en zijn gevoelens te delen. Het belangrijkste voor hem was dat hij zich gehoord voelde. Ik vertelde hem daarna dat hetgeen hij gezien had helder was: de koffie in de bedrijfskeuken is eigendom van het bedrijf en bedoeld voor gedeeld gebruik tijdens werktijd. Door een aanzienlijke hoeveelheid mee te nemen zonder toestemming, wordt deze regel overtreden. Maar belangrijker nog: het vertrouwen tussen collega’s en het bedrijf wordt aangetast. De melder had het immers moeilijk met wat hij zijn collega had zien doen.
De rol van de vertrouwenspersoon: hoe nu verder?
Daarna hielp ik hem om de situatie in perspectief te plaatsen. Ik legde uit wat de mogelijke stappen waren en benadrukte dat hij zelf kon bepalen hoe hij verder wilde gaan:
- Hij kon zelf in gesprek gaan met de collega. Dit kan een laagdrempelige manier zijn om de situatie aan te kaarten. Misschien had de collega een verklaring of was het gedrag onbewust.
- Hij kon ervoor kiezen de situatie te bespreken met een leidinggevende. In veel organisaties is de leidinggevende de aangewezen persoon om dergelijke kwesties aan te pakken. Het voordeel hiervan is dat de leidinggevende de situatie verder kan onderzoeken en actie kan ondernemen indien nodig.
- Hij kon de melding anoniem laten doorgeven. Ik gaf hem aan dat als hij zich onveilig voelde om zijn naam te delen, ik de situatie namens hem kon bespreken met de verantwoordelijke partijen binnen het bedrijf.
In dit geval koos de melder ervoor om anoniem te blijven. Ik heb het incident besproken met het management, zonder de identiteit van de melder bekend te maken of gegevens te verstrekken waardoor de melder herleidbaar zou kunnen zijn. Het bedrijf besloot de situatie op een discrete manier te onderzoeken. Er werd een algemeen bericht naar alle medewerkers gestuurd waarin werd herinnerd aan het beleid rondom het gebruik van bedrijfseigendommen. Daarnaast werd de collega in kwestie aangesproken en gewezen op de regels.
De rol van de vertrouwenspersoon: nog een keer de vinger aan de pols
Na het verzenden van het algemene bericht nam ik nogmaals contact met de melder op. Hoe ging het met hem en hoe had hij het hele proces ervaren? De melder was opgelucht dat hij actie had ondernomen en waardeerde het dat zijn anonimiteit gewaarborgd bleef. Dit bevestigde voor hem dat het inschakelen van een vertrouwenspersoon de juiste keuze was.
Als vertrouwenspersoon weet ik hoe belangrijk het is om een luisterend oor te bieden en medewerkers te begeleiden in moeilijke situaties. Heeft jouw organisatie al een vertrouwenspersoon? Zo niet, dan is het misschien tijd om daarover na te denken. Een investering in integriteit is een investering in de toekomst.
Extra informatie:
Wat is integriteit eigenlijk?
Integriteit draait om het handelen volgens ethische en morele principes, zowel persoonlijk als professioneel. Integriteit is de ruggengraat van een gezonde werkcultuur. Op de werkvloer betekent dit bijvoorbeeld dat medewerkers de eigendommen van het bedrijf en van elkaar respecteren, verantwoordelijk omgaan met middelen en eerlijk zijn in hun werk. Een schending van integriteit ontstaat wanneer deze principes worden genegeerd of overtreden. Het is belangrijk om te begrijpen dat elke melding telt. Schendingen van integriteit, hoe klein ze ook lijken, kunnen grote gevolgen hebben. Ze kunnen de bedrijfscultuur aantasten, wantrouwen zaaien en zelfs leiden tot financiële schade of reputatieverlies.